Domena, hosting i poczta firmowa: co musi być zapisane na Ciebie, a nie na wykonawcę

Najwięcej nerwów przy zmianie wykonawcy strony nie wywołuje projekt, tylko sprawy formalne. Okazuje się, że domena jest zarejestrowana na poprzednią firmę, hosting opłaca się z prywatnej karty znajomego, a do statystyk ma dostęp tylko ktoś, kto już nie odbiera telefonu. Strona działa, dopóki ktoś inny płaci rachunki. Wystarczy jedna nieopłacona faktura i przestaje działać także firmowa poczta.

Ten problem rozwiązuje się w jeden wieczór i lepiej zrobić to teraz niż w dniu, w którym strona przestanie się otwierać.

Spis treści

1. Trzy osobne rzeczy: domena, hosting i poczta
2. Domena: abonentem musi być Twoja firma
3. Hosting: Twoje konto albo pełny dostęp
4. Poczta firmowa: adres w domenie i poprawne DNS
5. Konta wokół strony też powinny być Twoje
6. Lista kontrolna na 10 minut
7. Jak to wygląda w NOVIS

Trzy osobne rzeczy: domena, hosting i poczta

• Domena to adres, np. twojafirma.pl. Domeny .pl prowadzi rejestr NASK, a rejestruje się je przez firmy partnerskie, czyli rejestratorów. Osoba albo firma, na którą domena jest zarejestrowana, to abonent.
• Hosting to serwer, na którym leżą pliki strony.
• Poczta to skrzynki w Twojej domenie, np. kontakt@twojafirma.pl. Mogą działać na tym samym hostingu albo w Google Workspace czy Microsoft 365.

Łączą je ustawienia DNS domeny: wskazują, gdzie jest strona, a gdzie poczta. Każda z tych trzech rzeczy może być u innej firmy. Dla każdej trzeba wiedzieć, na kogo jest zapisana i kto ma do niej dostęp.

Domena: abonentem musi być Twoja firma

To najważniejszy punkt całego tekstu. Jeśli domena jest zarejestrowana na wykonawcę, to formalnie on decyduje o adresie, pod którym działa Twoja firma. Prawidłowo abonentem jest Twoja firma, z Twoim NIP-em i adresem e-mail, do którego masz dostęp.

Jak to sprawdzić:

• Zapytaj rejestratora (firmę, której płacisz za domenę), jakie dane abonenta są zapisane w rejestrze. Publiczna wyszukiwarka WHOIS zwykle pokaże rejestratora i daty, ale nie zawsze dane abonenta.
• Jeśli fakturę za domenę dostaje ktoś inny niż Ty, to sygnał, że warto sprawdzić dalej.
• Sprawdź, czy adres e-mail abonenta w rejestrze jest aktualny. NASK zaleca, żeby był, bo na niego wysyła ważne potwierdzenia, m.in. przy zmianie rejestratora.

Do przeniesienia domeny do innego rejestratora potrzebny jest kod AuthInfo. Według zasad NASK rejestrator musi wydać go abonentowi na żądanie, bez zbędnej zwłoki, i nie może uzależniać tego od dodatkowych warunków ani opłat. Jeśli mimo to odmawia, abonent może złożyć pisemną reklamację do NASK. Tyle że kod dostaje abonent. Jeśli abonentem jest wykonawca, najpierw trzeba z nim ustalić zmianę abonenta.

Na koniec ustaw automatyczne odnowienie domeny i sprawdź, na jaki adres przychodzą przypomnienia o płatności.

Hosting: Twoje konto albo pełny dostęp

• Najprościej, gdy konto hostingowe jest na Twoją firmę, a wykonawca ma do niego dostęp jako użytkownik.
• Jeśli strona stoi na serwerze wykonawcy, ustal na piśmie, co dostajesz przy rozstaniu: pliki strony, bazę danych (przy WordPressie) i kopie zapasowe.
• Zapytaj, jak często robione są kopie zapasowe i gdzie się znajdują. Kopia na tym samym serwerze nie pomoże, gdy padnie serwer.

Poczta firmowa: adres w domenie i poprawne DNS

Adres w firmowej domenie budzi większe zaufanie niż adres na darmowej skrzynce i nie zniknie, gdy zmienisz dostawcę poczty. Działa jednak tylko tak długo, jak domena. Wygaśnięcie domeny oznacza także koniec poczty.

Druga sprawa to uwierzytelnienie. Od 1 lutego 2024 roku Google wymaga od każdego, kto wysyła wiadomości na konta Gmail, ustawienia w domenie rekordu SPF albo DKIM. Ci, którzy wysyłają ponad 5000 wiadomości dziennie, muszą mieć także DMARC. Lokalna firma rzadko wysyła tyle wiadomości, ale bez SPF i DKIM jej oferty i potwierdzenia wizyt łatwiej trafiają do spamu. Poproś wykonawcę albo dostawcę poczty, żeby te rekordy sprawdził.

Konta wokół strony też powinny być Twoje

Strona to nie tylko pliki. Dookoła niej są konta, które zbierają dane o Twoich klientach:

• Google Search Console, czyli widoczność w wyszukiwarce,
• Google Analytics i Menedżer tagów, czyli statystyki i pomiar,
• Profil Firmy w Google, czyli Twoja wizytówka,
• konta reklamowe Google Ads i Meta, jeśli prowadzisz reklamy.

We wszystkich właścicielem powinna być Twoja firma, a wykonawca użytkownikiem z odpowiednimi uprawnieniami. Wtedy zmiana wykonawcy to odebranie mu dostępu, a nie zakładanie wszystkiego od zera i utrata historii danych. Pomiar i zgody konfigurujemy w ramach analityki.

Lista kontrolna na 10 minut

1. Kto jest abonentem domeny i czy e-mail abonenta jest aktualny?
2. Czy masz login do panelu rejestratora i czy domena odnawia się automatycznie?
3. Na kogo jest konto hostingowe i czy masz do niego dostęp?
4. Gdzie są kopie zapasowe strony?
5. Czy poczta w domenie ma ustawione SPF i DKIM?
6. Czy jesteś właścicielem w Search Console, Analytics i Profilu Firmy w Google?
7. Czy masz na piśmie, co dostajesz przy zakończeniu współpracy z wykonawcą?

Jak to wygląda w NOVIS

Domena i treści strony należą do klienta, a po zakończeniu projektu przekazujemy dostępy. Nie uzależniamy klientów od naszego hostingu ani zamkniętego systemu, a konta reklamowe zakładamy na klienta. Dotyczy to też najmniejszego pakietu „Strona startowa” od 800 zł netto. Jak liczyć koszty strony, opisaliśmy w tekście ile kosztuje strona internetowa dla firmy. Więcej o tym, jak budujemy strony internetowe, a ceny w cenniku.

Najczęstsze pytania

Wykonawca nie chce oddać domeny. Co mogę zrobić?

Jeśli to Ty jesteś abonentem, poproś rejestratora o kod AuthInfo. Rejestrator musi go wydać bez dodatkowych warunków, a przy odmowie możesz złożyć reklamację do NASK. Jeśli abonentem jest wykonawca, potrzebna jest zmiana abonenta za jego zgodą. W sporze o prawo do domeny .pl można skorzystać z Sądu Polubownego ds. Domen Internetowych przy PIIT albo sądu powszechnego.

Czy zmiana rejestratora wyłączy stronę?

Zwykle nie, bo przeniesienie domeny do innego rejestratora nie musi zmieniać ustawień DNS. Przed transferem warto jednak zapisać obecne rekordy i sprawdzić je po zakończeniu.

Czy poczta musi być na tym samym hostingu co strona?

Nie. Pocztę możesz trzymać np. w Google Workspace albo Microsoft 365, a stronę na zwykłym hostingu. Wskazują je osobne rekordy DNS tej samej domeny.

Kim jest abonent domeny?

To osoba albo firma, na którą domena jest zarejestrowana i która ma do niej prawa wobec rejestratora i rejestru. Nie musi to być ta sama osoba, która płaci za hosting.

Źródła

1. NASK: prawa abonenta domeny .pl i kod AuthInfo
2. Pomoc Google: wytyczne dla nadawców e-maili do Gmaila

Nie wiesz, na kogo jest Twoja domena? Napisz do nas. Pomożemy to sprawdzić i uporządkować.